文秘人员,你准备好了吗?

 

记得苏洵说过“将遂练兵秣马以出于实,实而与之战,破之易尔。”朋友,当你被选作一位文秘人员时,你做好准备了吗?朋友,当你选作一位文秘人员时你武装好了吗?朋友,当你作为一位文秘人员时,你开始落实好了吗?一个人做事不做准备,那么永远也做不好。
一、   作为一位文秘人员,我们必须明白我们的工作职责有哪些
“工欲善其事,必先利其器”,每次差错皆因准备不足,每一次成功皆因准备充分。作为一个文秘人员,我们要想知道从哪里下手,怎么下手,首先就得做好了解我们的工作职责的准备,莫里尼奥说:“当准备的习惯成为你身体的一部分,它就永远在那里,并帮助你取得令人惊讶的胜利。”准备是执行的前提,是工作的效率。作为一位办公室文秘人员,要做的事比较杂、比较多。不仅要办文还要办事,一方面要负责文件的上传下达,下情上达,根据文件的批示进行催办处理;负责文件的收发,催办、传阅、保密及归档工作;还要做好日常行政事务及文秘工作,负责各类办公物品及生活用品发放。协助办公室主任处理好各部门之间协调工作。负责执行上级领导及办公室主任交办的其他事宜。工作中只有“软任务”没有“硬指标”,不直接创造经济效益,干的是些务虚的东西。但是,我们却要做到既务虚又务实,以“求实,务实、落实”的作风,脚踏实地,一丝不苟把工作的虚工实做,使之虚实结合,相辅相成,相得益彰。
当我们明白了自己的工作任务,找到了工作的下手点,就能朝着这个方向迈开步伐顺利走上自己的工作岗位。
二、作为一位文秘人员,我们必须清楚我们应具备的业务素质
作为一位文秘人员,我们想要做好本职工作。就必须做好清楚我们应该具有的业务素质的准备。
1、正确的工作心态。“有心无难事,有诚路必通,正确的心态能让你的人生更坦然舒心。”在工作上依然如此,文秘人员时间上没有定数,工作上没有定量,不得凭工作论报酬,需要的是无私奉献。谋事不谋利,奉献不索取,守得住清苦,耐得住寂寞,扎实工作,无私奉献。特别是文秘人员在文字写作方面,大都是在“为他人做嫁衣裳”,写来写去的都是写他人,久之,容易产生厌倦之心,或者产生心理疲倦,工作上必然觉得枯燥,做多了就更加心烦气燥,牢骚满腹。“牢骚太盛防肠断,风物长宜放眼量。”因此我们必须端正写作的心态,快乐就是一种心态,也是一种信心的体现。我们应该把写作作为一种兴趣爱好、作为一种追求境界。“今天我做了什么?学到了什么?”在每天的工作中我们不断的问自己、不断的总结,从辛勤的劳动中去体现自身的价值。只有保持这种快乐的心态,我们才能去体会到一份成功的乐趣,从紧张工作中找到一种成就感;具有这种成就感,我们才能体会到工作、生活中的快乐。
2、按规范办事,严格律己。“个人形象一面旗”树立良好的公众形象。办公室工作接触面广,其性质较为复杂。不得飞扬浮躁、骄傲自大,要低调做人,低调干事,要严格遵守工作纪律,在工作中规范自己。要正确认识和对待组织、自己和他人,自觉抵制腐朽思想的侵蚀,以实际行为来感染和带动其他同事,这样才能真正协调好各部门之间的关系,有利于各项工作的开展。从文件的起草、审核、审批到印发,一路均是严字当头,严把发文程序关、格式关、文字关和政策法律关,坚持程序层层审签制度,既确保了发文质量,又确保了文件的严肃性和有效性,同时维护了公司形象。
3、谦虚谨慎, 不耻下问。“人无完人”这是一个非常浅显的道理,作为刚到工作岗位上的新人,在方方面面都有所欠缺。对于自己的缺点和不足,我们既要敢于承认更要勇于纠正。对于有经验的同志我们又要谦虚学习,不耻下问,“三人行,必有我师”工作上不懂的太多,我们必须不断地从书本上学习也要不断地从身边的同事学习,不断的积累经验提升自己,为以后在工作中能很好的发挥工作效率做好准备。然而工作过程中我们也不能只看到成绩看不到差距,不能只看到个人作用看不到集体力量。我们要团结同事,自觉做到对上没有媚气、对同事没有俗气、对下没有霸气,尊重领导、服从不盲从,配合不迎合,关注基层、主见不主观。对待任何同志,胸怀坦荡,诚实守信,努力打造一支完美团队。这既是对上负责又是对下负责。也是对工作负责。
三、作为一位文秘人员,我们必须要懂得要怎么去落实执行我们的工作任务
1、要勤于学习,善于积累。“不经一番寒彻骨,怎得梅花扑鼻香? ”成功总是眷顾勤奋准备着的人!办公室工作千头万绪,涉及面广,标准高,要求严,这就需要办公室人员必须具备广博的综合知识和社会常识。要做到这一点,没有捷径可走,必须勤学苦练,博采众家之长,既要向书本学、向实践学,又要向领导学、同事学,使自己成为“杂家”,成为复合型人才,要做到提笔能写,开口能讲,有事能办,尤其要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点。
俗话说“巧妇难为无米之炊”在办文写作的过程中常常茫然不知所措,要有经常学习的动力,不断的积累。素材多了,笔杆子也就灵活了,写起来也就得心应手。所谓“泰山不拒细壤,故能成起高,江海不择细流,故能就其深。”这就告诉我们要不断地积累,不断地学习,不断地充实自我、在以后的工作中才可以冲破瓶颈、才可以超越自我。
2、要认真仔细,注重细节“天下难事,必做于易,天下大事,必做于细”文秘管理的准确性是正确体现政策,正确表达领导意图,正确办文办事。涉及的方方面面也及多及广。要做好这些必须态度认真,作风过细、不能疏忽大意、不能马虎潦草,用词要准确,材料要真实,抄写要认真,校对要仔细,力求每个环节都不能发生差错。言行要有分寸,文字才能达意。
3、要积极主动,勇于创新。美国文学家兼哲学家梭罗说过:“最令人鼓舞的事实,莫过于人类确实能主动努力以提升生命价值。”这句话指出了积极主动的重要性。如何能让自己的潜能得以充分发挥,如何能让自己生命价值得到提升?最好的方式就是做任何事都能积极主动。在工作上我们要有饱满的精神斗志,平时要保持一颗向进的心,见事要主动,办事要及时,处事要利索,尤其是在遇到困难时,我们要积极主动,不能退缩不前,推卸责任。工作就是解决困难。在前进的道路上,困难无处不在,无时不有。即使在大好形势下,在取得举世瞩目的成就的时候,我们同样面临着一系列新问题、新情况、新任务、新困难。我们要把困难当作磨练我们意志的试金石,小苗不经风雨长不成大树,人不经困难难以成材,面临困难能极主动的人,心中自有一片天地。经历了过多的事和人,我们便能在以后的工作上操作起来游刃有余。
在积极主动同时也要勇于创新。李大钊曾说过:“人生最有趣的事情,就是送旧迎新,因为人类最高的欲求,是在时时创造新生活。” 在工作上也是如此,要勇于创新,不断地创新工作思路,改进工作方法。提供新思路,挖掘新点子,说出新想法,有了创新,办起事来效率也高了。在以后处理工作上就能得心应手。
四、作为一位文秘人员,我们必须要知道我们的工作是要达到什么样的结果
工作上要达到的结果就是解决工作上的问题,完成工作上的任务,达到满意的成效。作为办公室的文秘人员,我们必须时时把“办文就要办成美文,办会就要办得成功,办事就要办得无可挑剔”作为我们的工作目标。这就要求我们必须清楚明白每一件事的性质,按照它的性质,朝着它的目标去办。要做到有根有据、环环相扣、事事周到、面面周全;要抓住重点、扣住中心、直奔主题。
在工作中尽可能“贴近”领导,想领导之所想,参领导之所需,谋领导之所求,做到谋在点子上,参在要害处。要围绕领导关注的重点问题,强化“参谋”意识,做到领导未谋有所思;要围绕工作中的热点问题,强化“耳目”意识,做到领导未闻有所知;要围绕工作中的难点问题,强化“助手”意识,做到领导未示有所行。
如果自己只是一味的埋头苦干,想着快快完成任务,而无所思无所想,最终痛苦的是自己,折腾的是自己,吃亏的还是自己。这样的做法就像技术员发现自己辛辛苦苦开发的软件被证明是漏洞百出,就像销售员费尽唇舌依然没有签到合同,就像一个管理者发现自己的团队似一盘散沙,那时他们那种沮丧,失落的心情确实令人难过。也许他们可以用无数个理由来为自己开脱,什么运气不好,一时疏忽,配合不力等等,但是事实告诉我们,隐藏在这些失败背后的真相原因就是:准备不足。
一个人的辛苦劳作换来的必然是最终的满意结果。如果我们都做好工作前的充分准备,那么工作起来就可以“运筹帷幄之中,决胜千里之外”。
朋友别忘了,一个做好准备的人就是一个已经预约了成功的人,在工作中要时时刻刻提醒自己,我准备好了吗?还有什么需要准备的?我所准备的是最合适我吗?

【字体: 】【收藏】【打印文章】【查看评论

相关文章

    没有相关内容